Dominar o caos é o objetivo da organização de eventos. Felizmente, as melhores soluções de gestão de eventos de agora ajudam-o em todos os aspectos do seu evento. Naturalmente, as ferramentas só são eficazes quando combinadas com um planeamento preciso. Veja aqui algumas tecnologias de eventos e práticas recomendadas para o ajudar nos eventos:

1. Fornecedores da tecnologia em eventos

Ao escolher um fornecedor para a gestão de eventos, é essencial manter uma conexão com os objetivos do seu evento. Certifique-se de que você e o seu parceiro entendam o que é importante. O fornecedor pode atender a todos os seus objetivos de organização de eventos? Defina o que deseja que a sua tecnologia faça e saiba as falhas de qualquer dispositivo ou software que esteja a considerar.

2. Ferramentas para registo de eventos

As soluções de inscrição online permitem que os organizadores de eventos façam mais do que apenas recolher inscrições. Considere se o seu evento beneficiaria de determinadas opções de registo, como inquéritos, pagamentos, reservas de viagens e sessões. Saber gerir os eventos de forma eficiente desde o primeiro passo do processo da gestão de eventos é fundamental para criar uma primeira impressão duradoura e poupar tempo e frustração mais tarde.

3. Suporte ao participante e comunicação

Se estiver a usar uma aplicação, credenciais virtuais ou outra solução, os participantes talvez precisem de ajuda. A comunicação antecipada com os participantes pode prepará-los para aproveitar ao máximo a experiência do evento e incentivá-los a reagir favoravelmente aos seus seriços. Quando o sistema do seu evento  permite que envie comunicações diretas, aumenta a felicidade do participante.

4. Testes ao Wi-fi

Verifique a banda larga antecipadamente para garantir que possa lidar com o tráfego (especialmente se os participantes usarem a rede). Considere se a rede estará disponível em todos os lugares que precisar. Além disso, realize um teste de velocidade. Os organizadores de eventos geralmente chegam à conclusão de que precisam de trazer um serviço externo para fornecer a cobertura de rede necessária.

5. Tarefas de “bastidores”

Mesmo que não faça as funções de “bastidores” , como por exemplo o serviço de alimentação, você precisa de saber como essas coisas funcionam. Quando está a escolher fornecedores e a contratar trabalhadores, é bom entender profundamente tudo o que acontece nos bastidores. É sempre útil conversar com os seus contatos sobre como as coisas funcionam no final, pois estas são etapas cruciais na organização de eventos.

6. Diferenciação: Fazer a sua organização de eventos destacar-se

Para organizadores de eventos independentes que querem atrair mais oportunidades de trabalho, há várias maneiras de se destacar. Considere estas opções ao gerir eventos:
• servir um segmento específico
• adequar o seu preço e nível de serviço ao seu segmento (alguns clientes estão à procura do preço mais baixo; outros estão à procura de gestores com preços mais altos que gastarão mais tempo nos seus eventos)
• enfatizar processos especializados de organização de eventos para usar em todas as etapas do planeamento
Para se destacar, olhe para a sua publicidade. Criar um blog ou uma página de redes sociais pode servir como uma plataforma para mostrar ao público o que pode fazer.

Escolher o melhor sistema de gestão de eventos

Na organização de eventos, não há um tamanho único. Você precisa de escolher o melhor sistema de gestão de eventos para as suas necessidades.
O melhor software inclui recursos robustos e inovadores e é fornecido com um suporte disponível sempre que um organizador de eventos precisar. Conte com soluções de segurança para manter os seus negócios, parceiros e participantes seguros.