Nem todos os super-heróis usam capas e, no mundo da gestão de eventos, os organizadores fazem um grande esforço para planear e entregar experiências espetaculares aos participantes. Por isso, aqui na Last2Ticket, ajudamos os organizadores de eventos a criar eventos online e físicos.
Quer saber como pode criar uma experiência perfeita em eventos virtuais? Nós podemos ajudar!

1. Antes do evento online

– Crie um formulário de inscrição online curto, mas completo:
Faça um formulário de registo que recolha todas as informações necessárias e exclua quaisquer perguntas que não sejam cruciais para a análise de eventos. Você pode até colocar o formulário no seu website através de um iframe.  Como? Sistemas de eventos como a Last2Ticket permitem-lhe fazer isso em minutos.
Veja este artigo para saber como pode criar um formulário de registo de eventos com sucesso.

– Comunique cedo e antes da data do evento:
O marketing de eventos deve começar entre um mês a duas semanas antes do início do evento. Não existe tal coisa como comunicação a mais, mas tenha cuidado para não promover através de canais já saturados.
Envie pelo menos um email a lembrar os participantes cerca de 24 horas antes do evento. Certifique-se de incluir as instruções para entrar no evento virtual.

– Defina a duração cuidadosamente:
Normalmente, um evento online dura 1 hora. Lembre-se de que os participantes estão em frente aos seus computadores ou telemóveis com internet – um ambiente de grande distração. Aconselhamos pelo menos 10 minutos para atividades interativas, como perguntas e respostas. Se precisar de mais de duas horas, considere dividir o evento em várias sessões.

– Faça um ensaio:
Planeie pelo menos 30 minutos com os seus oradores e equipa antes do evento para testar a tecnologia, funções e tarefas, ligação de Internet e conteúdo para garantir que o seu evento seja o mais tranquilo possível.

– Estabeleça mediadores:
O orador não deve moderar também, para evitar distrações e atrasos. Os moderadores poderão ativar/desativar o som dos microfones, otimizar o vídeo no momento certo, promover os participantes, responder às perguntas e respostas, resolver alguns problemas e muito mais.

2. Durante o evento online

– Configure entradas silenciosas:
Os participantes não são membros ativos inicialmente e você não deve querer que os participantes perturbem o evento. O mediador pode optar por promover o participante para o apresentador, para que ele possa fazer perguntas face a face, em vez de simplesmente escrevê-la na secção de perguntas e respostas.

– Chegue cedo:
Entre no evento virtual cerca de 30 minutos antes do início para rever o plano, testar e corrigir problemas técnicos e responder a perguntas de última hora. Você minimizará erros ou problemas que podem atrasar o evento.

– Grave o evento:
Há muitos benefícios em gravar o seu evento online: alcance pessoas que não puderam participar, dê uma chance para os participantes reverem o conteúdo e muito mais. Decida se quer gravar do início ao fim ou quer gravar apenas algumas partes.

– Use dois monitores:
Pode ser difícil gerir todos os aspectos de um evento online num único monitor. Com um segundo monitor, pode colocar a partilha de ecrã na tela principal e mover janelas como lista de participantes, chat e sondagem para um monitor secundário.

– Faça um breve tutorial:
Dê uma breve explicação no início do seu evento para informar aos participantes que ferramentas você usará e quais as ferramentas que eles poderão usar durante a sessão e definir expectativas.

– Evite conteúdo “morto”:
Os slides cheios de texto podem parecer importantes, mas o que eles fazem é roubar a atenção do que o orador está a dizer. Substitua o texto por imagens, palavras-chave ou citações curtas.

– Impulsione a interação regular e diversa:
A interação com o público aumenta o interesse. Um intervalo de cinco minutos é uma boa opção. A sondagem é uma alternativa, mas considere pedir que escrevem uma resposta a uma pergunta ou comentário usando a secção de perguntas e respostas ou chat. Levantar a mão também é uma forma fácil de interagir com os seus participantes.

– Controle a visualização da sua câmara:
Otimize o seu espaço de reunião para vídeo. A iluminação deve ser clara e vir de frente para evitar sombras no rosto, e o fundo deve ser atraente, mas não distrativo. Faça contato visual, olhe para a câmara em vez do ecrã e use os gestos que normalmente usaria pessoalmente.

– Defina um comentário final e apele à ação:
Depois de passar pelas perguntas e respostas do evento, volte aos oradores para uma conclusão final. Informe antecipadamente que fará isso. Se está a prospectar, educar ou construir a sua comunidade, tem aqui uma grande oportunidade de incentivar os seus participantes a agir. Não perca este momento para anunciar os próximos eventos.

3. Depois do evento online

– Faça o download das perguntas e respostas e responda às perguntas pendentes:
Tire um tempo depois do seu evento para rever o relatório e responder a perguntas não respondidas por email ou outro canal.

– Faça um acompanhamento completo:
Você pode enviar um email para quem esteve no evento e outro para quem não esteve. Esta é uma ótima oportunidade para: repetir o seu incentivo à ação, fornecer o link para a gravação do evento, links para recursos e uma breve FAQ com base nas perguntas recebidas durante o evento.
Além disso, não se esqueça do inquérito de satisfação! Depois do formulário estar concluído, pode juntá-lo num email de acompanhamento ou enviá-lo separadamente. A idéia é mantê-lo breve para incentivar a maior taxa de resposta possível. Veja este artigo para saber como pode criar um formulário pós-evento perfeito.

– Planeie o seu próximo evento virtual:
Se ainda não começou a planear o seu próximo evento, agora é a hora. Você tem mais dados do que antes! A realização regular de eventos ajudará a aprimorar a sua comunidade e as suas expectativas.

Sabemos que é muito para absorver. Não tenha medo de tentar coisas novas e entre em contato connosco se pudermos ajudar!