Pode não ser fácil ir avante com um evento em Portugal neste momento, mas não é impossível.

Depois de meses sem atividade devido à COVID, são vários os sectores de organização de eventos que procuram regras e guias para preparar os próximos meses. Porque queremos ajudar, reunimos os procedimentos seguidos até agora por algumas das entidades que conseguiram implementar eventos em Portugal. Esteja atento: em caso de alterações atualizaremos este artigo.

Estar diariamente atento a comunicados, contactar com as entidades responsáveis e prevenir são a chave para organizar um evento em tempos de COVID.

1. Garantir que o recinto ou evento não fazem parte da lista de atividades interditas

Atividades como as associadas a discotecas e bares continuam seriamente limitadas ou interditas, pelo que o local em que organiza e o seu evento são determinantes. Assim, plataformas como o Diário da República Eletrónico têm informação fiável (embora nem sempre fácil de ler), organizada por áreas temáticas.

2. Definir e divulgar regras para utilização de proteção e higienização

O uso de máscara deve ser incentivado, e obrigatório em caso de locais fechados. A higienização de mãos e sapatos nas entradas e saída dos recintos, assim como entre regiões do próprio evento, deve ser encorajada.

Além disso, disponibilizar material desinfetante e todos os procedimentos que o evento está a seguir é altamente aconselhado.

3. Garantir que a planta do evento permite circulação controlada e distâncias bem definidas

Segundo a DGS, contar pelo menos 2 metros de distanciamento entre cada indivíduo é crucial para reduzir o risco de disseminação do vírus. Da mesma forma, definir percursos de sentido único e recorrer a barreiras físicas facilmente identificáveis estão também entre as medidas a implementar.

Além disso, ter vários pontos de entrada e saída também evita concentrações nesses pontos, e deve ser considerado.

4. Garantir o controlo da lotação em tempo real e contactos para emergências

Saber quantas pessoas estãod entro e fora de um espaço fechado é crucial para que o evento possa acontecer. Aposte em ferramentas de check-in e check-out totalmente digitais e que permitam contagens em tempo real. Além disso, ter um acesso imediato e seguro aos contactos de todos os presentes no evento é também aconselhado, caso seja preciso contactá-los por motivos de saúde pública.

5. Na dúvida, consultar as autoridades nacionais e locais

As regras mudam depressa e todos sabemos isso. Acompanhar os sites da DGS, ASAE e até mesmo da GNR pode dar-lhe informações preciosas para organizar o seu evento. Deve igualmente consultar estas entidades sobre se o seu evento é permitido, e que recomendações lhe apresentam.

Extra: Definir uma política de devolução e troca antes da compra ser iniciada

Torça pelo melhor, mas prepare-se para o pior: o seu evento pode ter de ser adiado ou cancelado por tempo indeterminado, e apesar de não ser culpa de ninguém, as disputas por devoluções serão inevitáveis. Contudo, pode preparar-se e reduzir a entropia ao mínimo: criar bilhetes sem opção de devolução (mas mais em conta) e bilhetes premium com opção de devolução é uma política cada vez mais comum que vale a pena considerar.

O que quer que decida, opte pela transparência de regras e procedimentos desde o primeiro momento. Estamos deste lado para ajudar em qualquer questão, com uma equipa que dá resposta às necessidades que existem, com a flexibilidade que (todos) precisamos.