Na Last2Ticket, vivemos para ligar as pessoas de uma forma significante. Dado que o novo coronavírus (COVID-19) afeta a forma como as pessoas se relacionam em todo o mundo, os negócios não estão como o habitual. Estamos dedicados a fazer tudo o que conseguirmos para ajudar durante este período de incerteza e prosperar nos tempos que ainda estão por vir.
Mas como lidar com as adversidades que a indústria dos eventos está a enfrentar?

Passo 1: Mantenha-se atualizado, afaste-se das notícias falsas

Ao manter-se corretamente informado sobre o comportamento e impacto do novo coronavírus, ambos em curto e médio prazo, é vital para garantir a segurança de todos e para tomar as melhores decisões para os seus eventos.
Para obter informações atualizadas e recomendações, é essencial pesquisar e citar fontes confiáveis. Além das autoridades de saúde pública e das autoridades locais, siga estes recursos:

• CDS: Centers for Disease Control and Prevention
• IATA: International Air Transport Association
• WHO: World Health Organization

Dica: Evite a todo custo publicações generalistas nas redes sociais, não importa quantos gostos e partilhas tenham. Fique com as entidades de saúde oficiais de todo o mundo.

Passo 2: Fique atento. Seja responsável. Seja inteligente

Se estiver com dúvidas em relação ao cancelamento ou adiamento de um evento, abertura de parque etc., aqui seguem alguns pontos a ter em consideração:

• Data:
  Se o seu evento acontecer no verão ou no outono,  esperar um pouco antes de decidir se faz sentido cancelar ou adaptar é uma boa opção. Se o evento ou a abertura foi agendado para uma altura próxima de Maio, considere sempre o adiamento ou o online antes de um cancelamento completo.
• Localização & atividade:
  Atualmente, os eventos ao vivo são considerados inseguros em muitos lugares, por isso, tenha em consideração a densidade da sua audiência. Mesmo pequenos eventos com pessoas saudáveis ​​devem usar práticas de distanciamento social, assim como grupos como idosos, mulheres grávidas e convidados em questões débeis de saúde que estão em maior risco. Se conseguir tomar decisões que evitam arriscar a saúde, faça-o sem hesitar.

Dica: Para eventos ainda distantes no tempo, considere os bilhetes antecipados 100% reembolsáveis ​​em caso de cancelamento. Para eventos com datas mais próximas, considere oferecer o bilhete para a próxima data disponível e um pequeno presente para todos os participantes que o acompanham: um bilhete extra, uma transmissão ao vivo com um famoso, tudo o que mantém o dinheiro e os clientes do seu lado.

Passo 3: Comunicação é fundamental

Quanto mais cedo enviar informações para os seus convidados, mais fácil será para todos vocês, e o mesmo se aplica para todos os fornecedores e parceiros com os quais esteja a trabalhar. Mantenha-se ligado e apoie, estamos juntos nisto. As suas páginas de eventos no website e nas redes sociais são um bom canal para continuar a comunicar. Apenas assegure-se de que deixa as pessoas a saber o que está a acontecer. Aqui ficam alguns cenários:

• Adiar:
  Informe os seus convidados que decidiu adiar o evento. Verifique se tem todos os canais ao seu alcance para manter o contacto com os participantes e tente ter uma nova data o mais rápido possível. Garanta que a maior quantidade de pessoas possível não desista, definindo rapidamente uma nova data e informe via RSVP. Exemplo:
  “Considerando o surto atual, fomos forçados a atualizar a data do [evento]. O evento acontecerá de certeza, a nova grande data é [data]! Agradecemos profundamente a sua presença e apoio neste momento difícil, mas se por algum motivo não puder comparecer, informe-nos até [data]. Manteremos você informado sobre qualquer notícia.”
• Cancelar:
  Informe os convidados sobre a sua decisão, mas não sinta que precisa de entrar em grandes detalhes. As pessoas vão entender. Exemplo:
  “Tomamos a difícil decisão de cancelar o [evento]. Embora desejemos que possamos nos divertir juntos, a sua segurança é a nossa prioridade absoluta. Cuide-se nestes tempos difíceis e em breve estaremos juntos! ”
• Seguir como planeado:
  Informe os participantes de que está a tomar todas as precauções necessárias para tornar o evento seguro. Exemplo:
  “Temos boas notícias! O [evento] vai acontecer na data anunciada, [data]! Não se preocupe, temos tudo preparado para que você possa estar e sentir-se seguro do início ao fim. Se houver algo que o esteja a incomodar, não hesite em entrar em contacto com a nossa equipa. Estamos aqui para responder a todas as suas perguntas.”

Independentemente da decisão que tomar, provavelmente precisará de lidar com reembolsos e faturação, e isso pode ser uma verdadeira dor nestes momentos. Consulte este artigo para obter ajuda sobre este tópico.

Passo 4: Adapte e sobreviva- a lei da seleção natural

Devido aos avanços tecnológicos, os eventos online são uma realidade há vários anos, ligando com sucesso pessoas de todo o mundo. Mas tem sido associado a tipos específicos de eventos (tecnologia, jogos, etc.). No entanto, o nosso ambiente mudou e a oportunidade de implementar a inovação está aqui. Diga adeus às contas surreais relacionadas com eventos físicos e traga o seu evento para a web! Você pode transmitir o seu evento em canais privados e ter um envolvimento limitado do público, ou pode criar um evento remoto para envolver totalmente os participantes e fazê-los trabalhar juntos em exercícios. Tudo isto é possível com um pouco de pensamento flexível.

Um evento virtual é construído em torno de tecnologia, conteúdo, envolvimento dos participantes e dados. A qualidade e a tecnologia do vídeo serão importantes, assim como o website que contêm a agenda e o conteúdo. Aqui estão os principais elementos que compõem um evento online:

• Website do evento
• Registo de participantes
• Conteúdo da apresentação em direto
• Perguntas e respostas
• Sondagem em direto
• Slides para anotações/favoritos
• Conteúdo gravado
• Videoconferência interativa
• Questionários de feedback

Passo 5: Nunca andará sozinho

Fique de olho nas notícias (verdadeiras). Leia amplamente, ouça podcasts, veja seminários online e aprenda o máximo possível sobre o que pode fazer para reduzir o impacto deste surto. Deixe a tecnologia ajudá-lo a desenvolver a sua estratégia de eventos. Mantenha-se positivo e lembre-se que faz parte de um setor incrivelmente resistente.

Como sempre, a nossa equipa está aqui para ajudar com quaisquer problemas que possa ter. Vamos vencer juntos!